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Office编辑高级技巧与应用


发表时间:2004/1/11 20:33:16  点击 1308 次 双击自动滚屏

随着计算机的迅速推广和应用,用计算机来进行文字处理的人和机会也越来越多,文档编辑事实上已经成为许多人的生活和工作中不可或缺的一部分。但文档编辑通常是件烦琐的重复性工作,如何才能进行高效地编辑呢?下面笔者将结合实例进行介绍。

    1、 下载文件编辑

    我们经常会在网站上下载一些文章,但Download(剪刀加浆糊,也就是最常用的“Ctrl+C”和“Ctrl+V”)下来经常会出现格式乱七八糟,有很多我们不太想要的字符,一个一个去删吧,保证痛苦死你,有时甚至还不如重新输入来得方便,那有没有什么比较好的方法呢?

    下面我们将通过一个例子来说明如何进行有效地编辑,下图是笔者从一份EMAIL中拷贝过来的内容,拷贝到Word中就是如此乱糟糟的,怎么把它编辑整理成一篇比较规范的文档呢?

    


一般字符替换

    我们可以看到EMAIL经过多次转发内容里面多了很多“>”,还有原来文档本身不太规范的地方,如有很多“ ”(空格),现在我们要把所有的“>”和“ ”都替换掉,可用“编辑(&E)-->替换(&E) …”菜单项或直接使用快捷键“Ctrl+H” 调出替换窗口,如图

    


特殊字符替换

    替换之后文章是紧凑了不少,但还是很不连续,因为中间还有很多软回车符、硬回车符,这时我们需要做一些特殊字符替换了。同样是调出替换窗口,查找内容分别为:“^l”(软回车)和“^p”(硬回车),把它替换掉即可。其它比较常见的特殊字符还有 “^t”(制表符)、“^m”(手动分页符)等。

    经过简单的替换,整篇文章是不是就有点象模象样了呢?工作量是不是也减少了很多?

    

    我们可以简单对比一下编辑前后的空格和其它无用信息字符数。

    


编辑前       编辑后

    替换好以后我们经常还要对照原文对相应的段落进行重新划分,这样也比较麻烦。这时我们可以在替换时不要选择“全部替换”,而是一个一个地往下找,要替换的地方选择“替换”,不要替换的地方就选择“查找下一处”即可。

    2、 批处理文件编辑

    如下图所示,我们有一批文件感染了病毒,用金山杀毒软件后,Word文档全变成了“.KV”为后缀的文件,如果我们想要恢复,需要将一批文件重新命名,当然我们可以一个一个去改,但如果文件很多呢?太复杂!

    

    我们从“开始”菜单,点击 “运行(&R…)”输入命令“cmd”进入到DOS下,到相关目录下后,敲入命令:“dir >test.bat”将生成test.bat文件。内容如下:

    

    把前面7行和最后3行删除。然后按“Ctrl+A“选中全文,拷贝到Word中,再选择全文,选择菜单项“表格-->转换-->文本转换成表格”,将会出现以下窗口,

    

    对“文字分隔位置”一栏选择“空格”,将会生成如图所示的表格,

    

    再选中文件名所在的列,拷贝到Excel文件中,放在第三列(或其它靠后的列),再用替换功能(与Word中相同)把“.kv”替换为空,然后再在第二列中也粘贴刚才拷贝的文件名那一列。最后再在第一行第一列中输入“ren”,然后把鼠标移到该单元格的右下角,当鼠标指针变成“黑心十字架”时,按住往下拖,结果就会变成这样,

    

    然后我们把文档内容全部选中拷贝到Word中,再全选,选择“表格-->转换--表格转换成文本>”,再将所有文本拷贝到test.bat文件中,把原来的内容覆盖掉。再执行test.bat文件即可。

    我们在处理其它很多文件时,也经常要用到类似的技术,可以大大减少工作量,如数据库导入、导出或写其它数据库脚本时常会有成百上千条类似的命令,每一行只有一点点不同,如果用“Ctrl+C”和“Ctrl+V”我们眼睛累也要累死,而且一不小心还会眼花出错。如果采用上面介绍的技术,经过几次转换就可轻松搞掂。如以下一个批处理大家考虑一下该如何实现呢?

    

    有时我们还需要做很多地灵活处理,如要先把二个或连续多个特殊字符(如回车)替换为其它的字符串,它一般为整个文章中不可能出现的字符串,如“~!@#$%^&*()”等尽可能怪异的字符串,再把单个回车符替换为“”,再把“~!@#$%^&*()”用回车符替换回来。

    还有,我们可以利用表格与文字的转换功能,迅速实现表格横竖转换。还可以利用Excel的强大功能,生成我们想要的结果,如有规律的数字等。

    当然,没有一种放之四海而皆准的简便方法,这些技巧就需要大家平时多动脑筋,发现规律,在实践中不断摸索和总结了。

 

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